Tikintidə Gündəlik Hesabatın (Daily Report) təkmilləşdirilməsi

Yalnız ehtiyac olduqda deyil, tikinti sahəsində baş verən fəaliyyətləri sənədləşdirmək lazımdır. Layihənin icrası zamanı fəaliyyətlərin qeydiyyatını aparmaq üçün hər iş gününün sonunda tikintinin gedişatı haqqında hesabat tərtib edilməlidir. Gündəlik hesabatı sıfırdan yaratmaq fikri çətin görünməsin:    Aşağıdakı izahatlarla birlikdə prosesi asanlaşdıraq.

Gündəlik hesabat nədir?

Gündəlik hesabat tikinti sahəsində hər günün sonunda adətən sahə rəisi və ya sahə mühəndisi tərəfindən hazırlanan sənəddir. Həmin sənəd gün ərzində sahədə görülən bütün işləri, hər hansı fəaliyyət və ya gecikməni, SƏTƏM hadisələrini, avadanlıqların istifadəsini, sahə səfərlərini və digər müvafiq məlumatları əhatə edir.

Gündəlik hesabat mühüm əhəmiyyət kəsb edir, çünki bu layihə rəhbərinə, sahə rəisinə, subpodratçılara, sifarişçilərə və layihədə digər maraqlı tərəflərə işin gedişatı haqqında sahə səfəri etmədən və ya birbaşa başqa bir şəxslə əlaqə saxlamadan məlumat verir.

Eyni zamanda, layihədə iştirak edən hər kəsin eyni sənəd üzərindən işləməsinə və eyni məlumatı əldə etməsinə, yanlış anlaşılma və səhvlərin olma ehtimalını azaldır.

Tikinti layihəsi üzrə gündəlik hesabatı necə tərtib etmək olar?

Bəzi şirkətlər gündəlik hesabatların tərtib edilməsində kömək ola biləcək proqramlardan istifadə edirlər. Lakin, gündəlik hesabat şablonu yaratmaq və hər iş günü üçün gündəlik tikinti hesabatınızı yaratmaq sadə bir prosesdir.

Düzgün sənədləşməni təmin etmək üçün hər bir gündəlik hesabatda eyni kritik məlumatlar olmalıdır. Aşağıda gündəlik hesabatının necə doldurulacağına dair detallar verilmişdir.

Görülən İşin Təfərrüatları – Sənədin birinci hissəsində layihənin adı və işin növü kimi işlə bağlı bütün detallar olmalıdır. Məsələn, sadəcə “XY City Construction Project” demək kifayət deyil, burada layihənin həmin gün üzrə mərhələsini də (söküntü, dəmir-beton, hörgü və s.) qeyd etmək lazımdır.

Hava Şəraiti  – Həmin gün temperatur, küləyin sürəti və yağıntıları ehtiva edən hava şəraitinin ümumi təsviri sənədə əlavə edilməlidir. Gecikmələr hava şəraitindən qaynaqlanırsa, uyğun məlumatlar həm bu hissəyə və “Mümkün Gecikmə Hadisələri” bölməsinə daxil edilməlidir.

Görülən işlərdə irəliləyiş – Sahə rəisi ümumi layihənin vəziyyəti daxil olmaqla, həmin gün sahədə müvafiq tapşırıqlar üzrə hansı irəliləyişə nail olunduğunu nəzərdən keçirməlidir. Hər bir layihə fəaliyyəti və statusu qeyd edilməlidir.

İşçi qüvvəsi – Hava şəraiti ilə əlaqədar olan hesabatdan əlavə sahə rəisi həmin gün işçi heyətin siyahısını hazırlamalıdır. Bu siyahı komanda tərəfindən qruplaşdırılmalı və hər bir qrupun işlədiyi insan saatlarını və hər komandadan mövcud işçilərin sayını daxil etməlidir.

İstifadə olunan Avadanlıqlar – Sahə rəisi iş yerindəki bütün üzvləri sənədləşdirdiyi kimi, sahədəki bütün avadanlıqların siyahısını və hər bir maşının işlədildiyi saatların siyahısını yaratmalıdır.

İş sahəsindəki bütün ağır maşınların siyahısı və hər bir avadanlığın hər gün sərf etdiyi aktiv saatların siyahısı tərtib edilir. Bir avadanlıq yerindədirsə, amma boşdursa, hesabata daxil edilməlidir. Əlinizdə olan avadanlıqları dəqiq ifadə etmək və qeyd etmək çox vacibdir.

İş yerində istifadə olunan avadanlıqların dəqiq bir qeydinin aparılması, maraqlı tərəflərə artan məhsuldarlıq potensialını araşdırmağa imkan verir. Bir avadanlıq uzun müddət boşda qalırsa, layihə rəhbəri xərcləri azaltmaq üçün növbəti layihəsində avadanlığın istifadə ediləcəyi günlər üzrə icarəyə götürəcəyini planlaşdıra bilər.

Sahəyə Materialların Çatdırılması – Sahə rəisi sahəyə nə qədər materialın gəldiyini qeydə aldıqdan sonra əlavə olaraq təqdim olunan materialların növünü və miqdarını, habelə həmin gün sahəyə gətirilən və ya gətirilməsi planlaşdırılan materialların məlumatlarını da sənədləşdirməlidir.

Əgər həmin gün üçün material tədarükü planlaşdırılırsa və gəlməyibsə, işin gedişatını yavaşlatmaq potensialı varsa, Potensial Gecikmə Hadisələri hissəsində qeyd edilməlidir.

Gündəlik Tikinti Hesabatları niyə vacibdir?

Bu hesabatlar sahədə gündəlik irəliləyiş haqqında spesifik məlumatlar verir. Gündəlik hesabatlar işdəki hər kəsə layihənin performansını, gedişatını və məhsuldarlığını anlamağa imkan verir.

Gündəlik tikinti hesabatını hazırlamamaq layihənizin ümumi irəliləyişini təhlükəyə ata bilər. Belə olan halda, kiçik problemlərin kifayət qədər erkən müəyyən edilmədiyi və ya sənədləşdirilmədiyi üçün böyük problemlərə çevrilmə ehtimalını artırırsınız.

Mübahisəli vəziyyətlər yarandığı zaman Gündəlik Hesabatlar sizin “sübutunuz” olur.

Gündəlik hesabat prosedurunun ən vacib hissəsi sübutdur! Tikinti layihələrində ödəniş və ya görülən işin həcmi ilə bağlı mübahisələr bəzən ortaya çıxır.

Düzgün tərtib edilmiş gündəlik hesabatlarınız varsa, potensial olaraq daha çətin həll yollarına baş vurmadan hər hansı bir problemi həll edə bilərsiniz. İş saatı, istifadə olunan materiallar, təchizat gecikmələri, hava şəraiti və digər faktorlar daxil olmaqla ətraflı hesabatınız olur. Bu hesabat xüsusilə hüquqi cəhətdən yaranan hallarda faydalıdır.

Gündəlik Tikinti Hesabatından istifadə etmək üçün ən yaxşı təcrübələr

Hər bir iş fərqlidir və hər bir podratçı və layihə rəhbərinin gündəlik tikinti hesabatlarını idarə etmək üçün öz metodu və şablonu vardır. Bunlara baxmayaraq, hər hansı bir iş üçün tətbiq ediləcək bəzi ümumi qaydalar var. Hesabatlar tərəflərə hər gün baş verənləri izah etmək üçün hazırlanmışdır və layihə cəhətdən nə qədər əmin olsalar, ödənişləri bir o qədər tez ödəyərlər.

1. Müvafiq detaldan istifadə edin –Gündəlik fəaliyyətlərinizi aydın şəkildə görmək üçün gündəlik hesabatlarınızı kifayət qədər detallı doldurun. Bu sənədlər yalnız səhvlər olduqda deyil, layihədə baş verən hər şeyi qeyd etmək üçün hazırlanır. Gecikmə və ya işdə gözləmə varsa, səbəbi ətraflı izah edin və gecikmələr həll olunana qədər onları izləməyə və sənədləşdirməyə davam edin.
2. Gündəlik Hesabatı Vaxtında Göndərin – Növbəti məsləhət ən qısa müddətdə hesabat verməkdir. Faktiki hadisələr və onların qeydə alınması arasında nə qədər az vaxt keçərsə, hesabatlar bir o qədər dəqiq olar.
3. Sadələşdirin – Hesabatlarınızın sadə, aydın və yığcam olduğunu yoxlayın. Unutmayın ki, bunlar həm müştəriləri, həm də maraqlı tərəfləri yeni məlumatlarla təmin etmək məqsədi daşıyır, buna görə çətin texniki terminlərdən istifadə etməyin.
4. Gündəlik Tikinti Hesabat Tətbiqlərindən (Proqramlarından) istifadə edin-Layihəniz gündəlik hesabatlar tələb etməsə belə, hər bir podratçının bunu ümumi bir təcrübə halına gətirməsi tövsiyə olunur. Bu hesabatlar çox zəhmət tələb etmir və daha sonra problem yarandıqda vaxtınıza və pulunuza qənaət edə bilirsiniz.

Gündəlik hesabatları avtomatlaşdıran tətbiqlər (eSub və Raken) vardır. Texnologiyadan istifadə edərək, gündəlik hesabatı müştəriyə göndərmək bir düymə vasitəsilə həyata keçirilə bilər.

Buradan tikinti hesabatı excel şablonunu yükləyə bilərsiniz.